Już kiedyś pisałam o tym, jak należy zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali. Jeśli czytałeś, to zapewne pamiętasz, że należy to zrobić na piśmie, najpóźniej na 7 dni przed terminem zebrania, a w zawiadomieniu podać datę, godzinę, miejsce i proponowany porządek obrad. Jeśli planowane są zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli należy wskazać treść tej zmiany.

Dziś chciałabym poruszyć zdecydowanie bardziej techniczną kwestię – czyli jak zawiadomić.

Problem wydaje się na pierwszy rzut oka banalny – przecież napisałam powyżej, że na piśmie. Zagłębiając się w szczegóły odkryjesz jednak, że to wcale nie takie oczywiste.

Po pierwsze, co to znaczy na piśmie. Kodeks cywilny wskazuje, że do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. To oznacza, że zawiadomienie o zebraniu powinno być podpisane.

Druga sprawa to sposób doręczenia.  Wielokrotnie spotkałam się z pytaniem czy konieczne jest wysłanie zawiadomienia przesyłką poleconą i to za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.  Moim zdaniem nie masz takiego obowiązku, ale lepiej to zrobić – jeśli właściciel będzie twierdził w przyszłości, że nie został zawiadomiony, będziesz mógł przedstawić potwierdzenie nadania (a nawet potwierdzenie odbioru lub awizo, z którego wynika, że przesyłki nie podjęto w terminie), czyli udowodnić, że zawiadomienie zostało wysłane do właściciela.

Aby uniknąć kosztów związanych z doręczaniem zawiadomień listem poleconym możesz także roznieść je osobiście za pokwitowaniem odbioru przez każdego właściciela. Pytanie – czy możesz osobiście wrzucić do skrzynki? Możesz, przy czym znów pojawi się problem udowodnienia, że faktycznie zawiadomienie trafiło do skrzynki danego właściciela. Żeby to wykazać, Ty lub osoba, której zleciłeś osobiste doręczanie zawiadomień, musiałaby zeznać to w sądzie w razie sporu.

Pamiętaj też, że zawsze, każda osoba, czyli na przykład pracownik czy zleceniobiorca, który uczestniczy w czynnościach związanych z przygotowaniem lub doręczaniem zawiadomień, powinna mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Niewątpliwie bowiem, jeśli zawiadomienia kierowane są do osób fizycznych, ich przygotowanie i doręczenie jest operacją na danych osobowych, do której zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

I jeszcze jedna ciekawostka i podpowiedź dla ustawodawcy – od września 2016 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu cywilnego, którą wprowadzono nową formę czynności prawnych, tzw. formę dokumentową. Do jej zachowania wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem natomiast jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią – czyli na przykład mail, faks, pendrive, karta pamięci itp. Warto rozważyć zmianę ustawy o własności lokali uwzględniającą możliwość zawiadomienia o zebraniu ogółu właścicieli w tej właśnie formie dokumentowej. Jeśli ustawodawca tego nie zrobi, zawiadomienie mailem będzie dopuszczalne i skuteczne tylko wtedy, jeśli w Twojej wspólnocie wprowadzono takie zasady notarialną umową o określeniu sposobu zarządzania nieruchomością wspólną.