Pisemnie, ustnie, a może mailem? Czyli o tym jak zwołać zebranie właścicieli.

Jeśli jesteś zarządcą lub członkiem wspólnoty, doskonale wiesz, że pierwszy kwartał każdego roku to czas zebrań właścicieli. Dlatego pewnie Cię zainteresuje jak takie zebranie prawidłowo zwołać.

Zgodnie z ustawą o własności lokali o zebraniu właścicieli zawiadamia zarząd lub zarządca (któremu zarząd powierzono w akcie notarialnym). Zawiadomić trzeba każdego lokatora co najmniej na tydzień przed terminem zebrania. Zawiadomienie powinno być sporządzone na piśmie i trzeba w nim podać: dzień, godzinę i miejsce zebrania. W treści zawiadomienia powinien znaleźć się także porządek obrad zebrania, czyli wszystko to o czym zamierzacie w jego trakcie rozmawiać. Jeśli planowane są zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, w zawiadomieniu należy wskazać również treść tej zmiany.

Przypomnę Ci, że powyższe zasady mają zastosowanie w dużych wspólnotach mieszkaniowych, w których właściciele lokali nie zdecydowali się odmiennie określić zasad zarządu nieruchomością wspólną. To oznacza, że członkowie wspólnoty mogą zostać zawiadomieni o zebraniu także w inny sposób, o ile takie inne ustalenia zawarli w umowie lub w uchwale w tej sprawie. W rezultacie zawiadomienie może być ustne (na przykład za pisemnym potwierdzeniem), można je wywiesić na tablicy ogłoszeń, a także przekazać elektronicznie – mailem lub w innej formie. Ostatnio słyszałam o przypadku, gdzie zarząd przekazał członkom wspólnoty zawiadomienia wydając każdemu z nich pendrive, gdzie znajdowały się pliki z zawiadomieniem i porządkiem obrad.

A co się stanie jeśli zarząd (lub zarządca) zawiadomi członków wspólnoty  o zebraniu niezgodnie z ustawą (lub ustaleniami powziętymi przez właścicieli)? Albo wcale nie zawiadomi niektórych właścicieli?

W takich przypadkach często się zdarza, że członek wspólnoty niezadowolony z treści uchwał powziętych na takim zebraniu zaskarża je (bądź niektóre z nich) do sądu. Mylisz się jednak, jeśli sądzisz, że uchybienia formalne przy zwoływaniu zebrania same w sobie stanowią bezwzględną podstawę uchylenia uchwały. Konieczne jest udowodnienie, że takie nieprawidłowości mogły wpłynąć na treść podjętej uchwały.

Jeśli zatem masz wątpliwości co do tego, jak zawiadomić członków wspólnoty o zebraniu, zrób dokładnie to, co wynika z umowy określającej zasady zarządzania nieruchomością wspólną (lub z uchwały członków wspólnoty). Jeśli takiej umowy lub uchwały nie ma, zrób dokładnie to, co napisałam powyżej. Natomiast jeśli zawiadomienia zostały już wysłane, do zebrania zostało mniej niż tydzień, a Ty chciałbyś coś jeszcze zmienić w porządku obrad, czytaj kolejne wpisy, bo opowiem Ci w nich co możesz, a czego nie możesz zrobić na zebraniu.

{ 20 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Kaja Marzec 31, 2016 o 12:29

Czy jeśli lokatorzy nie zostaną powiadomieni o treści uchwał, jakie mają być podejmowane na zebraniu, przez co nie mogą się przygotować do zebrania (np. przeczytać przepisów, poznać cen rynkowych, czy zapoznać się z dokumentami wspólnoty), to są to nieprawidłowości wpływające na treść podjętej uchwały i jest sens ją zaskarżyć?

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Kwiecień 6, 2016 o 22:26

Szanowna Pani,
Zgodnie z ustawą o własności lokali zawiadomienie o zebraniu powinno zawierać tylko porządek obrad, a treść uchwał wyłącznie, jeśli zamierzona jest zmiana we wzajemnych prawach i obowiązkach. Wówczas obowiązkowo należy podać treść proponowanych zmian. Ich brak może być uznany za podstawę zaskarżenia.
Proszę mnie jednak zwolnić z oceny, ponieważ podstawy do zaskarżenia mogę ocenić wyłącznie w odniesieniu do konkretnej uchwały z uwzględnieniem okoliczności sprawy.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Błażej Lipiec 12, 2016 o 04:39

Witam
Pani administrator zrezygnowała z zarządzania naszą wspólnotą
Zarząd zwołał zebranie członków ok tygodnia przed upływem terminu wygaśnięcia umowy z ww Panią
Wywieszona została tylko info. na klatce schodowej o dacie i godzinie zebrania w związku z zaistniałą sytuacją.
Co się okazało na zebraniu niewielkie grono podjęło uchwały o przekazaniu obowiązków Pani administrator trzem osobą w zarządzie i następną uchwałą dano im podwyżki
Chodzono i zbierano na drugi dzień podpisy pod uchwałami (sama lista) , ja wstrzymałem się od głosu gdyź nie wiedziałem o co chodzi nie widziałem ogłoszenia
Czy w takiej sytuacji każdy z właścicieli lokali powinien być powiadomiony o ww zebraniu???
Z góry dziękuje za odpowiedz
Pozdrawiam
Błażej

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Lipiec 12, 2016 o 17:00

Szanowny Panie,
Zgodnie z ustawą zawsze należy zawiadomić właścicieli o zebraniu na piśmie, co najmniej na tydzień przed jego terminem, podając dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. Zawiadomienie na tablicy ogłoszeń nie spełnia tego wymogu. Można od niego odstąpić, jednak tylko w notarialnej umowie o określeniu sposobu zarządzania nieruchomością wspólną.
Pozdrawiam

Odpowiedz

właściciel Październik 1, 2016 o 11:27

Witam, bardzo ciekawy blog i bardzo pożyteczny. Gratuluję. Często tu zaglądam. Mam pytanie: czy na zebraniu członków wspólnoty musi być obecny zarządca? Albo obecny, ale bez prawa głosu? Zabieranie przez niego głosu dezorganizuje przebieg zebrania oraz dezorientuje właścicieli, którzy nie znają swoich praw.

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Październik 11, 2016 o 13:35

Szanowny Panie,
Organizacja zebrań to jeden z podstawowych obowiązków zarządcy (tak zwykle konstruuje się umowy o zarządzanie). Myślę, że jego nieobecność mogłaby zostać odebrana jako naruszenie obowiązków umownych, podobnie jak niezabieranie głosu. Jeśli to zarządca prowadzi sprawy wspólnoty, to jest on zwykle bardzo istotnym, jeśli nie jedynym źródłem szczegółowych informacji.
Jeśli nie jesteście Państwo zadowoleni z zarządcy, może warto rozważyć jego zmianę. Można też zaprosić na zebranie kogoś, kto będzie wyjaśniał właścicielom jakie mają prawa.
Pozdrawiam

Odpowiedz

gjack Listopad 11, 2016 o 08:28

Szanowna Pani,
Czy zawarty w Art. 30. 1. pkt. 3) termin zwołania zebrania ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku dotyczy:
a) daty pisma z zawiadomieniem 31-03-2016,
a) terminu wysłania zawiadomienia (polecony) 6-04-2016,
b) terminu doręczenia zawiadomienia 14-04-2016,
c) terminu faktycznej daty zebrania 22-04-2016?

Ogólnie, czy dopuszczalna jest sytuacja, w której zawiadomienie doręczone nawet przed 31-03 informuje o terminie zebrania we wrześniu.

Pozdrawiam

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Listopad 22, 2016 o 22:50

Szanowny Panie,
Jakkolwiek przepis istotnie mówi o zwołaniu, to należy ten zwrot interpretować nie jako samą czynność zwołania (czyli zawiadomienia właścicieli), ale jako zwołanie i odbycie zebrania. Tak interpretują ten zapis sądy i komentatorzy ustawy, m.in. by uniknąć sytuacji, o której Pan pisze (zawiadomienie wysłane 31 marca o zebraniu w dniu 31 grudnia czy we wrześniu).
Pozdrawiam

Odpowiedz

Wiktor Kwiecień 30, 2017 o 23:43

Szanowna Pani,
Nasz zarzadca został w VI 2016 tymczasowo wyznaczony przez dewelopera do czasu wyłonienia zarządu. Moje pytanie o 1 zebranie, ktore – zgodnie z tym, co Pani napisala – powinno sie odbyc do 31 marca 2017, zbyl zapewnieniem, ze wystarczy samo ogloszenie. Jest praktycznie maj, nie bylo ani ogloszenia, ani zebrania celem ustanowienia zarzadu. Moje pytania:
– Dlaczego tego nie zrobil w terminie? (Tu sie moge domyslac)
– Czy z tego tytulu mozna wobec niego wyciagnac jakies konsekwencje, skoro to zawod licencjonowany?
– Czy wlasciciele mieszkan powinni zorganizowac spotkanie samodzielnie?
– Jesli w osiedlu wiekszosc mieszkan nalezy jeszcze do dewelopera, czy jest sens walczyc z tymczasowym administratorem/zarzadca, skoro zostal powolany przez dewelopera, a wiec prawdopodobnie „znaja sie”.
– Jak w takiej sytuacji wymusic na takim zarzadcy naprawe szeregu usterek (popsute bramy, nawadnianie zieleni, zamki, domofony), skoro ciagnie sie to cale miesiące… a terminu spotkania i wylonienia zarzadu brak.
Pozdrawiam,
Marcin

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 5, 2017 o 00:07

Szanowny Panie,
Istnieje sposób by wybrnąć z tego problemu, jednak w tej sprawie proszę o kontakt z Kancelarią.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Daniel Kwiecień 10, 2017 o 15:50

Szanowna Pani,
Nasza wspólnota została powołana w grudniu 2016r przez developera, który miał nasze pełnomocnictwa, na podstawie których podjął różne uchwały, również tą dotyczącą planu gospodarczego. Czy prawdą jest, że nie ma już obowiązku zwoływania zebrania w IQ 2017r?
Będę bardzo wdzięczny za pomoc.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 4, 2017 o 23:56

Szanowny Panie
Zebrania w pierwszym kwartale roku mają charakter sprawozdawczy czyli podsumowujący poprzedni rok. Przyznam jednak szczerze, że bez względu na datę powstania wspólnoty zwykle zarządcy zwołują zebranie nadzwyczajne krótko po powstaniu wspólnoty, a później obowiązkowe zebranie roczne. Fakt odbycia zebrania w grudniu nie zwalnia zarządcy z obowiązku zwołania zebrania do końca marca kolejnego roku.

Odpowiedz

Radek Maj 9, 2017 o 08:45

A co w przypadku gdy zarząd nie zrobi zebrania do końca marca? Drugi rok z rzędu! Członkami zarządu jest dwóch mieszkańców naszego bloku, blok liczy 8 mieszkań, ciężko doprosić się tu o zebranie.. Co mogę zrobić w takiej sytuacji?! Nikt nie wie co się dzieje w bloku.. Jakieś mamy fundusze jakie plany, wydatki itp. W tym roku bylas podwyżka cen wody (jak co roku zresztą) a jeden z członków twierdzi ze nie było i płacimy dalej tyle samo.. Śmiech…

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 9, 2017 o 09:04

Szanowny Panie
Na ten temat pisałam tutaj: http://wspolnotymaleiduze.pl/zrob-to-sam/
W braku zwołania zebrania przez zarząd może to zrobić każdy z właścicieli.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Radek Maj 9, 2017 o 09:51

Dziękuję, tego właśnie szukałem, a co w przypadku gdy nikt z zarządu nie stawi się na zebraniu? Czy wystarczy ze powieszę ogłoszenie o zebraniu na tablicy ogłoszeń? Wszyscy właściciele mieszkają w bloku. Czy muszę się podpisać pod takim ogłoszeniem?

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 9, 2017 o 13:58

Szanowny Panie
Tak jak napisałam w artykule – zawiadomienie musi być na piśmie, doręczone każdemu właścicielowi i zawierać oznaczone elementy – data, godzina, miejsce i porządek obrad, a także treść uchwał, jeśli miałoby dojść do zmiany praw i obowiązków właścicieli.
Ogłoszenie na tablicy jest wystarczające tylko jeśli wspólnota tak ustaliła w uchwale lub umowie o sposobie sprawowania zarządu.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Radek Czerwiec 2, 2017 o 07:02

A co w przypadku gdy na zwołane przeze mnie zebranie nie stawią się członkowie zarządu?

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Czerwiec 22, 2017 o 17:47

Jeśli członkowie zarządu są jednocześnie członkami wspólnoty, to ich nieobecność wpływa jedynie na możliwość podjęcia uchwał na zebraniu bądź konieczność kontynuowania zbierania głosów po zebraniu. Udział członków zarządu nie jest obowiązkowy.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Michał Lipiec 7, 2017 o 15:11

Witam,

A co w przypadku gdy zarząd zrobił zebranie wspólnoty na którym nie zostało przyjęte zeznanie finansowe za poprzedni rok, obecnie zarząd nie wyznaczył nowego terminu zebrania i nie bardzo się do tego garnie, czy można prawnie zmusić ich do tego?

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Sierpień 22, 2017 o 18:00

Jeśli zarząd nie zwołuje zebrania, można zrobić to za niego.
Proszę zerknąć tutaj:
http://wspolnotymaleiduze.pl/zrob-to-sam/

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Dziękuję, że chcesz skomentować mój artykuł! Jednak jeśli szukasz pomocy w swojej sprawie to musisz wiedzieć, że moja odpowiedź ma charakter odpłatny. W tym celu skontaktuj się ze mną, korzystając z zakładki Kontakt.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: