Według niektórych pandemię koronawirusa pożegnaliśmy już dawno i „możemy się uśmiechnąć”. Rzeczywistość jednak pokazuje, że do pokonania COVID-19 jeszcze nam trochę brakuje, a obostrzenia wprowadzane w celu zapobiegania rozprzestrzenianiu się wirusa wciąż obowiązują i są ciągle modyfikowane.
Dla wspólnot mieszkaniowych – ich członków, zarządów, a także dla zarządców – ciągle aktualne pozostaje pytanie: kiedy będziemy mogli odbyć roczne zebranie ogółu właścicieli? Przecież zgodnie z przepisami mieliśmy to zrobić do końca marca… No ale wtedy, wiadomo, siedzieliśmy w domach, był „totalny lockdown”, a ustawodawca przedłużył termin do odbycia zebrań o okres do 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Jako że stan epidemii wciąż obowiązuje, zarządy i zarządcy wspólnot, w których zebrania nie odbyły się wiosną, są „w terminie”, co oznacza, że nie mają obowiązku ich zwołania i odbycia do końca epidemii. Po jej zakończeniu będą mieć na to jeszcze 6 tygodni.
Mimo to docierają do mnie pytania czy jednak nie odbyć zebrania? Przecież sprawozdania finansowe za 2019 rok nie zostały zatwierdzone, zarządy nie uzyskały absolutorium, nie ma także planu gospodarczego na rok 2020, który za 3 tygodnie się skończy. I co dalej? Jeśli stan epidemii nie zostanie odwołany do 30 marca 2021 rok, także zebrania roczne dotyczące roku 2020 nie zostaną przeprowadzone, a zarządy i zarządcy będą działać w oparciu o dotychczasowe stawki zaliczek i bez planu gospodarczego na kolejny rok.
Drogi zarządco, drodzy członkowie zarządu. Możecie przeprowadzić zebranie właścicieli pod warunkiem, że uczynicie to z uwzględnieniem aktualnie obowiązujących obostrzeń i zasad bezpieczeństwa związanych z epidemią COVID-19. Tak przynajmniej informuje Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii. Ministerstwo podaje także, że choć co do zasady zebranie roczne powinno odbyć się stacjonarnie, z ewentualnym udziałem głosów zebranych w trybie indywidualnego zbierania głosów, to nie ma także przeszkód, „aby zainteresowane wspólnoty przeprowadziły roczne zebranie w formule hybrydowej, gdzie część uczestników – w liczbie dozwolonej przez aktualnie obowiązujące przepisy – bierze osobisty udział w zebraniu, część zaś bierze udział łącząc się z uczestnikami zebrania oraz z prowadzącym je zarządem – za pomocą urządzeń komunikacji zdalnej, przekazujących obraz oraz dźwięk”. W ocenie autora komunikatu w takim przypadku głosy mogą być oddawane także za pośrednictwem poczty elektronicznej, indywidualnych kont przypisanych właścicielom lub pisemnie. Taka formuła ma gwarantować możliwość dyskusji nad zebraniem jak najszerszemu kręgowi właścicieli, podjęcie uchwał, a także zapewniać bezpieczeństwo epidemiczne członków wspólnoty i zarządu.
Co to oznacza w praktyce?
- że nadal w zebraniu osobiście może uczestniczyć nie więcej niż 5 (!) osób,
- że osoby te powinny mieć zakryte usta i nos przy pomocy odzieży lub jej części, maski, maseczki, przyłbicy albo kasku ochronnego,
- że pozostali właściciele (i ewentualnie członkowie zarządu bądź przedstawiciele zarządcy) mogą uczestniczyć w zebraniu w sposób zdalny,
- że uchwały mogą być – zdaniem Ministerstwa – podejmowane za pośrednictwem różnych form komunikacji na odległość, a także w formie pisemnej.
Nie odnalazłam wśród szeregu regulacji dotyczących funkcjonowania w dobie pandemii przepisu, który wprost sankcjonowałby opisaną w komunikacie Ministerstwa procedurę. Ale zastanowiłam się jak należałoby zwołać zebranie w formule proponowanej przez Ministerstwo i czy – a jeśli tak to jakie – wiążą się z tym ryzyka.
Po pierwsze, w zawiadomieniu o zebraniu należałoby poinformować właścicieli o takiej formie zebrania. Po drugie, konieczne byłoby dysponowanie narzędziem pozwalającym na dwustronną komunikację z przekazem obrazu i dźwięku wszystkich osób biorących udział w zebraniu. Nie muszę dodawać, że takie oprogramowanie musiałoby być legalne, a w przypadku wykorzystywania go przez profesjonalnego zarządcę konieczne byłoby posiadanie licencji dla celów komercyjnych bądź użycie narzędzia typu open source. Po trzecie, trzeba by było do razu ustalić kto ma brać udział w zebraniu osobiście – czy na przykład tylko zarząd (który przecież może być pięcioosobowy), czy zarządca lub jego istotni pracownicy biorący udział w zarządzaniu nieruchomością. A jeśli mieliby to być także właściciele, to należałoby rozważyć, według jakiego klucza ich wybrać? Wielkości udziału? Kolejności zgłoszeń? Po czwarte, zarząd lub zarządca musi mieć pewność, że wszyscy właściciele są w stanie uczestniczyć w zebraniu z wykorzystaniem środków elektronicznej komunikacji na odległość, a zatem wiedzieć, czy dysponują odpowiednim sprzętem i wiedzą… Zapewne we wspólnotach, w których członkowie od początku komunikują się za pośrednictwem poczty elektronicznej można przyjąć takie założenie. Trudniej będzie w takich wspólnotach, gdy właścicielami lokali są głównie ludzie starsi.
Jak widać, hybrydowe zebranie wspólnoty generuje sporo problemów technicznych i praktycznych. A także prawnych. Biorąc pod uwagę wspomniany już brak jednoznacznej podstawy prawnej do takiej formy zebrania każdy zarząd i zarządca powinien liczyć się z kwestionowaniem przez właścicieli uchwał podjętych na takim zebraniu. Wprawdzie – jak w każdym przypadku – uchylenie uchwały z uwagi na naruszenie zasad formalnych dotyczących ich podejmowania może nastąpić tylko, jeśli uchybienie to miało lub mogło mieć wpływ na treść uchwały, to jednak – w mojej ocenie – przy takiej formule zebrania może się to okazać łatwe do wykazania. W rezultacie uchwały tak podjęte mogą zostać uchylone przez sąd.
Co zatem robić? Próbować zwołać zebranie w formie hybrydowej czy raczej czekać? Każdy zarząd wspólnoty bądź jej zarządca musi sam odpowiedzieć sobie na to pytanie. Z pewnością w niewielkich wspólnotach przeprowadzenie zebrania w formie hybrydowej może się powieść, a jego odbycie rozwiąże wiele problemów wynikających z braku wymaganych uchwał. Inaczej sprawa będzie się kształtowała we wspólnotach liczących kilkadziesiąt, a nawet kilkuset członków, gdzie problemem może być choćby zapewnienie narzędzia do komunikacji pozwalającego wszystkim wziąć aktywny udział w zebraniu. Pozostaje żałować, że ustawodawca nie zdecydował się na zapewnienie właścicielom wprost takiego samego uprawnienia jakie przyznał zarządom wspólnot pozwalając na podejmowanie uchwał za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Dzień dobry!