Udostępnianie danych właścicielom lokali

Było to tak:

Wspólnota chciała zmienić zarządcę. Ale zarządca nie chciał na to pozwolić i nie zwoływał zebrania. Więc właściciele postanowili zrobić to sami (mogli? Mogli.). Ale by zróbcie to skutecznie, konieczne było zawiadomienie o zebraniu wszystkich członków wspólnoty. Do tego właściciele potrzebowali danych osobowych – imion, nazwisk i adresów dla doręczeń wszystkich członków wspólnoty.

Pomyśleli więc – skąd wziąć te dane? Oczywiście od zarządcy. Poprosili więc o informacje. I jej nie otrzymali. Zarządca powołał się na ustawę o ochronie danych osobowych.

Czy zarządca miał rację? Nie.

Oczywiście zarządca, który w tym przypadku działa zazwyczaj jako podmiot przetwarzający dane osobowe, może przetwarzać dane, w tym m.in. udostępniać je na zasadach i w sposób określony w umowie z administratorem danych czyli wspólnotą. Jednakże jeśli wspólnota powierza zarządcy przetwarzanie danych osobowych swoich członków, to czyni to w celu sprawowania zarządu. Skoro tak, to każdorazowo zarządca powinien ocenić czy przetwarzanie danych jest uzasadnione tym celem.

Jaki był cel właścicieli, którzy chcieli otrzymać dane innych nieznanych sobie członków wspólnoty? Zwołanie zebrania, a w dalszej kolejności zmiana zarządcy. Czynności, które bez wątpienia są wyrazem realizacji uprawnień dotyczących zarządu nieruchomością wspólną. Nie chodziło przecież o zaproszenie na pieczonki albo wysyłanie kartek świątecznych…

Zarządca postąpił zatem bezprawnie pozbawiając właścicieli lokali prawa do kontroli swoich działań, które przyznaje im ustawa o własności lokali. To kolejny kamyczek, który prędzej czy później doprowadzi do zmiany zarządcy w tej wspólnocie. I to w istocie jedyna sankcja dla zarządcy za to, że zachował się sprzecznie z prawem.

Pamiętaj – jeśli chcesz uzyskać od zarządu wspólnoty lub od zarządcy informacji, masz do tego prawo. Także jeśli te informacje są danymi osobowymi. A jeśli zarząd lub zarządca odmówią,  zwróć się z zapytaniem do GIODO. Powołując się na jego stanowisko będziesz miał argument, z którym trudno polemizować.

Zarządco – pamiętaj i Ty. Jeśli właściciele zwracają się do Ciebie o dostęp do dokumentów, powinieneś je nie tylko okazać, ale i pozwolić na ich skopiowanie. Możesz jednak pytać o cel, dla którego właściciel domaga się wglądu w dokumentację. Możesz także sporządzić notatkę czy protokół takiego udostępnienia, tak by w przyszłości móc wykazać komu, kiedy, dlaczego i jakie dokumenty udostępniłeś.

{ 25 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Janusz Grudzień 17, 2016 o 11:31

Jest tak: W roku 2007 weszła Ustawa o Spółdzielniach Mieszkaniowych, art 41 nakłada obowiązek utworzenia nieruchomości jedno budynkowych (wydzielić odrębną działkę, grunt dla każdego budynku wolno stojącego z dostępem do drogi). Szczecińska Spółdzielnia Mieszkaniowa nie stosuje się do tej Ustawy i odmawia podziału gruntu choć Ustawa nakłada taki obowiązek . Art.42 punkt 3 dokładnie mówi że niedozwolone jest tworzenie nieruchomości wielobudynkowych. Sądy i prokuratura stoją murem za Zarządem SSM i “przyklepują” taki stan rzeczy, choć przedstawiałem dowody bezprawnego działania. Budynek w którym znajduje się mój lokal użytkowy posiada 5 właścicieli i wydzielenie gruntu pod naszym budynkiem dawałby nam prawo do samodzielnego zarządzania (na wielobudynkowej już nie). Nadmieniam że budynek wybudowaliśmy z własnych środków i jest to budynek wolno stojący z dostępem do drogi. Bardzo proszę o radę i pomoc co robić, jak wymusić na Zarządzie by wydzielono grunt zgodnie z prawem, by stosowali się do Ustaw ? Mam wrażenie że sędziowie i prokuratorzy nie znają Ustawy o Spółdzielniach Mieszkaniowych lub nie czytają akt sprawy i w/w Ustaw , a może są jakieś inne przyczyny “zamiatania pod dywan”? A więc jak skutecznie wyegzekwować realizację zapisu w Ustawie art.41, 42, ???????????????????????????
Pozdrawiam

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Luty 7, 2017 o 11:24

Szanowny Panie,
Przepraszam za zwłokę w odpowiedzi. Jednocześnie informuję, że pomoc, której Pan oczekuje wykracza poza ramy komentarza w blogu i w istocie wymaga udzielenie obszernej porady prawnej, czy nawet sporządzenia opinii, w zależności od ustaleń.
Jeśli jest Pan nadal zainteresowany taką pomocą, proszę o kontakt mailowy na adres natalia.klima@adwokatura.pl celem uzgodnienia warunków współpracy.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Beata Luty 26, 2017 o 18:56

Jestem członkiem WM i jestem właśnie w trakcie kontroli działań zarządcy… Po kilku dniach przeglądania dokumentacji (zwróciłam się z formalnym wnioskiem o udostępnienie) nagle Zarządca przysyła mi “oświadczenie o ochronie danych osobowych” do podpisu… :). Uważam, że nie jest to w ogóle zasadne ! Zgodnie z art. 27 Ustawy o własności lokali właściciele mają prawo uczestniczyć w zarządzaniu nieruchomością = mają prawo wglądu w pełną dokumentację wspólnoty = mają dostęp do danych osobowych, które ma zarząd/zarządca. Nasza umowa o powierzanie zarządzania nie zawiera zasad / sposobu udostępniania tych danych z administratorem (którym de facto jest WM). Na podstawie powyższego artykułu rozumiem, że mam prawo do wglądu bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń. Czy ktoś ma inne zdanie ? Pozdrawiam.

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 4, 2017 o 23:35

Szanowna Pani,
Rozumiem, że to oświadczenie nie ogranicza Pani prawa do przeglądania dokumentacji, ale jedynie obliguje do nieudostępniania danych członków wspólnoty. Jeśli tak, to nie widzę w tym nic nieprawidłowego – zarządca zabezpiecza się w ten sposób przed zarzutami innych członków wspólnoty, że ktoś posłużył się ich danymi, na wypadek, gdyby tak się stało.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Jerzy Kwiecień 20, 2017 o 13:05

Dzień dobry,
Zrozumiałem z artykułu, że zarządca praktycznie pozostaje bezkarny nie udostępniając danych osobowych członków wspólnoty współwłaścicielom. Czy istnieje inny sposób wyegzekwowania swoich praw przez współwłaścicieli np. droga sądowa?

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 5, 2017 o 00:02

W takiej sytuacji doradzałabym wystąpienie o stanowisko do Głównego Inspektora Danych Osobowych.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Tomasz Kwiecień 25, 2017 o 23:15

Witam,
administrator wspólnoty przekazał mieszkańcom dostęp do e-kartoteki: do skrzynki pocztowej wrzucił kartkę a danymi właścicieli (imię, nazwisko, adres) oraz login wraz z hasłem dostępu. Czy taka informacja nie powinna zostać wysłana do właścicieli listem poleconym lub dostarczona osobiście?
Pozdrawiam,

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 5, 2017 o 00:03

W mojej ocenie taki sposób przekazania loginów i haseł nie jest zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Mirosław Maj 6, 2017 o 20:08

Witam,zaintersowała mnie problematyka omawiana na Pani blogu. Jestem członkiem trzyosobowego Zarządu duzej Wspólnoty Mieszkaniowej/39 mieszkań/ . mamy wiele problemów, prosze o podanie cennika usług za opinie, doradztwo prawne. W jakim zakresie możliwe jest podpowiedz o sposobach i kierunkach działań.
Pozdrawiam Mirosław P.

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 8, 2017 o 23:04

Szanowny Panie
Proszę o bezpośredni kontakt mailowy w tej sprawie na adres: natalia.klima@adwokatura.pl
Pozdrawiam

Odpowiedz

Barbara Maj 30, 2017 o 10:59

Witam,
Jestem członkiem WM ,ponad 20 lat ,2 lata temu zmienił się nowy zarządca z którym mam pewien problem ,bo nie robi nic by rozwiązać mój poważny problem, który mam dzięki Wspólnocie.Kilka dni temu poprosiłam zarządcę by mi przesłała kopię umowy o zarządzanie naszą nieruchomością by sprawdzić zakres jej obowiązków i nie tylko.To zarządca mi odpisała,że cyt: ” ja jestem zarządcą nieruchomości wspólnej , tak samo moja “praca” jest na podstawie Uchwały Właścicieli Lokali a nie umowy. Zakres moich obowiązków jest wpisany w ustawę o własności lokali .”
Moje pytanie brzmi :czy zarządca naszej wspólnoty ma obowiązek podpisania umowy pisemnej ze Wspólnotą by zarządzać nieruchomością ,skoro otrzymuję za swoją pracę co m-c od wspólnoty wynagrodzenie czy nie musi?
Z góry dziękuję za informację
Pozdrawiam,
Barbara

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Czerwiec 22, 2017 o 17:46

Co do zasady praktyka jest taka, że zarządcy zewnętrzni określają zasady współpracy ze wspólnotami w umowie. Może się jednak zdarzyć, że określa to uchwała wspólnoty odwołując się do treści ustawy. Proszę zażądać uchwały, na którą powołuje się zarządca oraz uchwały o określeniu wysokości jej wynagrodzenia.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Barbara Sierpień 23, 2017 o 17:23

Witam,
Dopiero wczoraj , od chwili zamieszczenia swojego zapytania na Pani stronie ,weszłam ponownie i zobaczyłam ,że na moje pytanie otrzymałam od Pani krótką informację , za co oczywiście bardzo Pani dziękuję .Odpowiem Pani, że z miesiąc temu zarządca na moją prośbę , wysłała mi kopię Uchwały Właścicieli lokali w której jest napisane, że dnia ……. 2015 r. na zarządcę wybrano panią……..PESEL itd. .Za tą uchwałą było 28 członków ( z 50 ) reprezentujących 57, 956 % udziałów .A wynagrodzenie zarządcy ustala się w wysokości minimalnego wynagrodzenia za płacę ,ogłaszanego corocznie przez GUS w Monitorze Polskim a u dołu pisma jest podpis byłej zarządcy wspólnoty , pieczątka z nazwą i adresem Wspólnoty Mieszkaniowej. Ale nie wiem czy w tej sytuacji zarządca WM, może dla nas członków wspólnoty pracować i otrzymywać od nas wynagrodzenie???
Jeszcze raz bardzo Pani dziękuję za informację.
Z wyrazami szacunku,
Beata

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Sierpień 30, 2017 o 13:57

Skoro jest uchwała w tej sprawie to nie powinno być problemu.
Na Pani życzenie jestem gotowa przeanalizować uchwałę, z tym, że byłaby to odpłatna usługa. W razie zainteresowania proszę o kontakt mailowy bezpośrednio ze mną lub z Kancelarią.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Kasia Sierpień 3, 2017 o 13:05

Pani Mecenas
Jeśli dobrze zrozumiałam – Zarządca nie mógł odmówić wydania danych osobowych Właścicielom w celu zwołania zebrania właścicieli.
Co jednak, jeśli z takim żądaniem zwraca się 1 właściciel w dużej wspólnocie? I to w sytuacji kiedy roczne zebranie obligatoryjne się już w danym roku odbyło?
Wszak “Zebrania ogółu właścicieli lokali (…) zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej”, a wyjątkowo “W wypadku gdy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.”
Pozdrawiam

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Sierpień 22, 2017 o 18:08

Szanowna Pani
Dostęp do danych właścicieli innych lokali może być uzasadniony także w inny sposób – na przykład chęcią zbierania podpisów pod uchwałą w trybie indywidualnego zbierania głosów. Faktem jest, że zgodnie z ustawą powinien to robić zarząd lub zarządca, jednak sądy dopuszczają by robili to sami właściciele.
Podobnie jest z zebraniem – choć przepisy wskazują kto je zwołuje, a także kiedy i na jakich warunkach mogą to zrobić właściciele, to co do zasady zwołanie zebrania przez jednego właściciela i podjęcie uchwał nie wpływa na ich ważność.

Odpowiedz

Tomasz Grudzień 17, 2017 o 13:00

Witam Serdecznie
Z tego wynika że będąc właścicielem dwóch lokali we Wspólnocie mam prawo do poproszenia zarządcy o dostęp do wszystkich dokumentów w księgowości które dotyczą działań zarządcy na naszym osiedlu. Chodzi mi o dostęp do dokumentów celem weryfikacji jakie ponosimy koszty i na co wydajemy nasze pieniądze pochodzące z opłat mieszkańców.
Jak dotąd (a minął rok od odbioru mieszkań) nawet nie mamy comiesięcznych rachunków na podstawie których powinniśmy płacić zaliczki na czynsz. Był tylko pierwszy a resztę mamy sobie liczyć sami – taka jest informacja od zarządcy i księgowości prowadzącej naszą Wspólnotę. Czy w ogóle jest zgodne z prawem ???

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Marzec 13, 2018 o 22:39

Szanowny Panie
Prawo dostępu do dokumentów to jedno – i tak – ma Pan dostęp do wszystkiego, co oznacza, że zarządca ma obowiązek na Pana żądanie udostępnić dokumenty dotyczące wspólnoty, natomiast informacja o rachunkach to drugie.
Co do zasady informacja o wysokości zaliczek jest podawana raz do roku i jej wysokość się nie zmienia do czasu kolejnej zmiany. Być może u Państwa obowiązują inne zasady, ale to zależy od uchwały przyjętej przez daną wspólnotę.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Paweł Marzec 26, 2018 o 19:52

Witam,

Czy Administrator ma prawo odmówić wglądu do kart do głosowania (jak dany właściciel głosował) nad procedowanymi uchwałami ? Zarząd musi wyrazić zgodę lub Właściciele musza potwierdzić, że chcą by ich karty do głosowania były udostępnione innym członkom Wspólnoty ?

pozdr.

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Marzec 27, 2018 o 11:53

Dzień dobry
Jeśli uchwały były głosowane jawnie (nie było tajnego głosowania – wówczas zresztą nie wiadomo kto jak głosował) to karty do głosowania jak każdy inny dokument są dostępne dla innych właścicieli. Nie ma żadnych podstaw by ograniczać wgląd w jakiekolwiek dane wspólnoty i jej dokumenty właścicielom.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Paweł Marzec 27, 2018 o 15:07

Dziękuję a a jeśli każdy Członek Wspólnoty posiada swój adres – email, jest w dokumentacji Wspólnoty, to czy inny członek tej Wspólnoty może mieć wgląd w taką listę tych adresów i rozesłać do wszystkich członków tej wspólnoty istotną informację w tym np kwestię że Zarząd odmawia za pośrednictwem Administratora wglądu w karty do głosowania. ??

Odpowiedz

Graci Maj 16, 2018 o 12:06

Mieszkam za granica, wynajmuje mieszkanie w Warszawie. Zwrocilam sie listem poleconym do Zarzadu Wspolnoty Mieszkaniowej z prosba o poinformowanie mnie droga elektroniczna o stanie oplat dot mieszkanie. List wrocil do mnie, jako niepodjety. Osoba wynajmujaca moje mieszkanie jest czlonkiem Zarzadu. Mam podejrzenie istnienia zlej woli. Czy musze domagac sie droga prawna otrzymywania podstawowych información dot stanu rachunkow mojego mieszkania? Mam Pelnomocnika w Warszawie, ale jest to osoba starsza i niedolezna

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Wrzesień 6, 2018 o 17:44

Szanowna Pani,
Oczywiście, że ma Pani prawo do informacji. Spróbowałabym wysłać pismo jeszcze raz, a w braku reakcji wystosować maila do zarządu.
Jeśli i to nie odniesie skutku proszę o kontakt z Kancelarią, o ile jest Pani zainteresowana uzyskaniem pomocy prawnej w tej sprawie.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Katerina Lipiec 4, 2018 o 15:38

Czy udostępnienie (ujawnienie) danych członków Wspólnoty na treści samej uchwały tejże Wspólnoty, która następnie podejmują (podpisując) ci członkowie (lub tylko niektórzy z nich tzn.ci, obecni na zebraniu) zgodne jest z przepisami RODO i aktualnymi przepisami polskimi o ochronie danych? Zarządca bez takiego ujawnienia, mając na uchwale tylko nr lokali i udziały w nieruchomości wspólnej – i tak jest w stanie sprawdzić prawidłowość głosowania (bo zobowiązany jest prowadzić spis właścicieli lokali) natomiast sami właściciele już niekoniecznie, zwłaszcza w przypadku gdy lokal, np na skutek postępowania spadkowego, przypadł większej ilości krewnych zmarłego, które dziedziczą w rozmaitych ułamkach – czy w związku z tym zarządca winien takie dane (imię i nazwisko właściciela wraz z udziałem w gruncie) “udostępniać” (bez wniosku) na uchwale? Czy anonimizowanie z góry takich danych nie sprawi, że uprawnienie do kontroli przyznane właścicielom lokali stanie się iluzoryczne (bo nie wiedzą oni kto właściwie jest właścicielem lokali we wspólnocie i czy osoba/y ta miała prawo głosować oraz jaka jest “moc” jej głosu)?

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Wrzesień 6, 2018 o 17:29

Szanowna Pani,
W mojej ocenie nie ma podstaw do anonimizowania danych właścicieli lokali właśnie z uwagi na wspomniane przez Panią prawo kontroli.
Właściciel ma prawo wiedzieć, kto jeszcze oprócz niego jest właścicielem. Zresztą te informacje nie są w żadnym wypadku tajne, bo dane wszystkich właścicieli są w księgach wieczystych, które są jawnymi rejestrami dostępnymi w internecie.
Nie dajmy się zwariować RODO 🙂
Pozdrawiam

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Dziękuję, że chcesz skomentować mój artykuł! Jednak jeśli szukasz pomocy w swojej sprawie to musisz wiedzieć, że moja odpowiedź ma charakter odpłatny. W tym celu skontaktuj się ze mną, korzystając z zakładki Kontakt.

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Piotrowscy Spółka Partnerska Adwokatów Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Piotrowscy Spółka Partnerska Adwokatów z siedzibą w Katowicach.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem sekretariat@kancelariapiotrowscy.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: