Porządek musi być.

Ostatnio zwróciła się do mnie klientka z kilkoma pytaniami dotyczącymi zebrania właścicieli. Pytała jak prawidłowo zwołać takie zebranie i co może, a co powinno być jego przedmiotem. O zasadach zwoływania czy też zawiadamiania członków wspólnoty o zebraniu pisałam niedawno. A dziś chcę Ci opowiedzieć o porządku obrad zebrania i jego ewentualnych modyfikacjach.

Porządek obrad to dokument obrazujący planowany przebieg zebrania. Co powinno być przedmiotem takiego zebrania (i znaleźć się w porządku obrad)? Jego treść będzie się różnić w zależności od tego czy chodzi o zebranie obowiązkowe (odbywane raz do roku w pierwszym kwartale) czy nieobowiązkowe (zwoływane w razie potrzeby w dowolnych terminach).

Porządek obrad zebrania obowiązkowego musi zawierać pewne konieczne punkty:

  • uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
  • ocena pracy zarządu lub zarządcy,
  • sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Można więc stwierdzić, że na zebraniu obowiązkowym członkowie wspólnoty powinni po pierwsze ocenić sposób zarządzania nieruchomością wspólną, a także pracę zarządu (lub zarządcy) w minionym roku. Po drugie, są zobowiązaniu podjąć decyzje na przyszłość co do sposobu zarządzania nieruchomością oraz ustalić opłaty na ten cel.

Co jeszcze – poza wymienionymi, obligatoryjnymi sprawami – może znaleźć się w porządku obrad zebrania obowiązkowego? Wszystko co zarząd (lub zarządca) albo właściciele uznają za konieczne i istotne. Pamiętaj przy tym, że porządek obrad nie ma charakteru „bezwzględnie obowiązującego”. To oznacza, że można go modyfikować i to zarówno przed zebraniem, jak i w trakcie, składając odpowiednie wnioski o podjęcie dyskusji na interesujący Cię temat. Nie musisz więc informować z wyprzedzeniem zarządu (lub zarządcy), że chcesz na zebraniu poruszyć jakąś sprawę. Wystarczy, że zapytasz o nią w czasie zebrania.

Porządek obrad zebrania nieobowiązkowego jest dowolny. O jego treści decyduje zwykle przyczyna, dla której zebranie jest zwoływane. Są jednak przypadki, w których zarząd (lub zarządca) zwołując zebranie nieobowiązkowe musi zawrzeć w porządku obrad określone zagadnienia. Chodzi o sprawy przekraczające zakres zwykłego zarządu, które dla swojej ważności wymagają uchwały właścicieli lokali – na przykład udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej.

Na koniec przypomnę Ci, że powyższe zasady mają zastosowanie jeśli członkowie wspólnoty nie uregulowali odmiennie sposobu odbywania zgromadzeń. Pamiętaj przy tym, że ustawa o własności lokali zakłada tu daleko idącą dowolność, zarówno co do formy, jaki i przedmiotu zebrań właścicieli. Nie ma drobiazgowych uregulowań dotyczących przebiegu zebrania, zasad jego protokołowania, zmian w porządku obrad. Czasem warto zastanowić się nad ich wprowadzeniem, choćby na potrzeby konkretnego zebrania. Dzięki temu można uniknąć ewentualnych sporów, gdyby któryś z członków wspólnoty był niezadowolony z podjętych na zebraniu uchwał.

{ 6 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Karina Marzec 31, 2015 o 00:27

Witam Pani Natalio
gratuluje Różyczki – Księżniczki 🙂

mam pytanie, z którym coraz częściej się spotykam jako zarządca nieruchomości:
w powyższej wypowiedzi pisze Pani: „….Nie ma drobiazgowych uregulowań dotyczących przebiegu zebrania…”, czy są zatem jakieś bardziej ogólne regulacje, inne niż wewnętrzne regulaminy w tym zakresie przyjmowane uchwałą Wspólnoty ?

Pozdrawiam
Karina Krawczykowska

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Kwiecień 13, 2015 o 22:35

Witam. Dziękuję za miłe słowa o córeczce – to rzeczywiście prawdziwa Księżniczka, a na dodatek bardzo grzeczna Księżniczka 🙂
Wracając do tematu wspólnot i zebrania – niestety nie ma takich regulacji. W mojej ocenie w interesie wspólnoty jest wprowadzić taki regulamin. Wówczas jest mniej miejsca na dowolność, bałagan i zarzuty członków wspólnoty, że coś zostało przeprowadzone niewłaściwe.
Szczerze mówiąc dotyczy to wielu kwestii w funkcjonowaniu wspólnot, bo jak zapewne Pani wie, brak drobiazgowych regulacji dotyczy nie tylko przebiegu zebrania. To z jednej strony ma sens, ale często wywołuje sporo wątpliwości. Dzięki temu ja z kolei mam o czym pisać 🙂
Pozdrawiam

Odpowiedz

Paweł Luty 18, 2017 o 18:15

Witam Pani Natalio,

Czy ta dowolność modyfikacji porządku obrad oznacza, że obecna na zebraniu mniejszość (np. 15% spośród wszystkich członków) może odrzucić w ogóle spod głosowania jeden ze zgłoszonych wcześniej projektów uchwał ?

Pozdrawiam

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 4, 2017 o 23:28

Szanowny Panie,
Ustalenie porządku obrad nie jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu, zatem nie jest w tej sprawie konieczna uchwała wspólnoty. Stąd zmiany podczas zebrania są dopuszczalne. Jeśli jakaś uchwała nie została poddana pod głosowanie można żądać jej podjęcia w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Piotr C Luty 19, 2017 o 13:53

Witam.
Mam następujący problem: kilka dni temu było zebranie podsumowujące rok, na rozliczeniu rocznym widniała informacja o zaległych opłatach stałych za dostarczaną wodę. Ponoć za dwa lata ( w dodatku nie ostatnie tylko 2011 i 2012) nie naliczono nam tej opłaty.
Czy zarządca może wyciągnąć od nas te pieniążki za zaległe lata, mimo że za tamte lata podpisaliśmy uchwałę zatwierdzającą zgodność wydatków – absolutorium
Piotr

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Maj 4, 2017 o 23:30

Żądałabym przedstawienia szczegółowego wyjaśnienia dlaczego zarządca żąda kwot za lata 2011 i 2012 (Czy to jego inwencja czy przedsiębiorstwa wodociągowego). Roszczenia za ten okres są już przedawnione, zatem jeśli to dostawca wody teraz sobie o nich przypomniał to jego problem. Konkretnej oceny mogłabym dokonać jednak dopiero po analizie dodatkowych wyjaśnień od zarządcy.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Dziękuję, że chcesz skomentować mój artykuł! Jednak jeśli szukasz pomocy w swojej sprawie to musisz wiedzieć, że moja odpowiedź ma charakter odpłatny. W tym celu skontaktuj się ze mną, korzystając z zakładki Kontakt.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: