Zawiadomienie o zebraniu właścicieli

Już kiedyś pisałam o tym, jak należy zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali. Jeśli czytałeś, to zapewne pamiętasz, że należy to zrobić na piśmie, najpóźniej na 7 dni przed terminem zebrania, a w zawiadomieniu podać datę, godzinę, miejsce i proponowany porządek obrad. Jeśli planowane są zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli należy wskazać treść tej zmiany.

Dziś chciałabym poruszyć zdecydowanie bardziej techniczną kwestię – czyli jak zawiadomić.

Problem wydaje się na pierwszy rzut oka banalny – przecież napisałam powyżej, że na piśmie. Zagłębiając się w szczegóły odkryjesz jednak, że to wcale nie takie oczywiste.

Po pierwsze, co to znaczy na piśmie. Kodeks cywilny wskazuje, że do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. To oznacza, że zawiadomienie o zebraniu powinno być podpisane.

Druga sprawa to sposób doręczenia.  Wielokrotnie spotkałam się z pytaniem czy konieczne jest wysłanie zawiadomienia przesyłką poleconą i to za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.  Moim zdaniem nie masz takiego obowiązku, ale lepiej to zrobić – jeśli właściciel będzie twierdził w przyszłości, że nie został zawiadomiony, będziesz mógł przedstawić potwierdzenie nadania (a nawet potwierdzenie odbioru lub awizo, z którego wynika, że przesyłki nie podjęto w terminie), czyli udowodnić, że zawiadomienie zostało wysłane do właściciela.

Aby uniknąć kosztów związanych z doręczaniem zawiadomień listem poleconym możesz także roznieść je osobiście za pokwitowaniem odbioru przez każdego właściciela. Pytanie – czy możesz osobiście wrzucić do skrzynki? Możesz, przy czym znów pojawi się problem udowodnienia, że faktycznie zawiadomienie trafiło do skrzynki danego właściciela. Żeby to wykazać, Ty lub osoba, której zleciłeś osobiste doręczanie zawiadomień, musiałaby zeznać to w sądzie w razie sporu.

Pamiętaj też, że zawsze, każda osoba, czyli na przykład pracownik czy zleceniobiorca, który uczestniczy w czynnościach związanych z przygotowaniem lub doręczaniem zawiadomień, powinna mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Niewątpliwie bowiem, jeśli zawiadomienia kierowane są do osób fizycznych, ich przygotowanie i doręczenie jest operacją na danych osobowych, do której zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

I jeszcze jedna ciekawostka i podpowiedź dla ustawodawcy – od września 2016 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu cywilnego, którą wprowadzono nową formę czynności prawnych, tzw. formę dokumentową. Do jej zachowania wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem natomiast jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią – czyli na przykład mail, faks, pendrive, karta pamięci itp. Warto rozważyć zmianę ustawy o własności lokali uwzględniającą możliwość zawiadomienia o zebraniu ogółu właścicieli w tej właśnie formie dokumentowej. Jeśli ustawodawca tego nie zrobi, zawiadomienie mailem będzie dopuszczalne i skuteczne tylko wtedy, jeśli w Twojej wspólnocie wprowadzono takie zasady notarialną umową o określeniu sposobu zarządzania nieruchomością wspólną.

{ 6 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Małgorzata Kwiecień 27, 2018 o 07:31

Witam.
Zawiadomienie o rocznym zebraniu właścicieli pojawiło się na klatkach pod koniec marca br. Samo zebranie odbyło się pod koniec kwietnia.
Czy jest to zgodne z UOWL?

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Wrzesień 6, 2018 o 17:50

Dzień dobry,
Oczywiście, zarówno forma zawiadomienia jak i termin zebrania naruszają ustawę.
Pozdrawiam

Odpowiedz

Malgorzata Wrzesień 6, 2018 o 18:32

Dziękuję za odpowiedź i może doprecyzuję pytane.
Zawiadomienie o zebraniu wisiało na tablicy informacyjnej w klatce, każdy z mieszkańców dostał tez informacje do skrzynki pocztowej, a ci, którzy wyrazili zgodę – na pocztę elektroniczną.
Jeżeli chodzi o termin odbycia zebrania – UOWL mówi o terminie zwołania zebrania a nie terminie jego odbycia i na to powołuje się zarządca. Wg niego zebranie zostało zwołane w I kwartale a odbyło się w kwietniu- nie widzi niezgodności z UOWL.

Odpowiedz

Natalia Klima-Piotrowska Wrzesień 13, 2018 o 14:38

Szanowna Pani,
Jeśli członkowie wspólnoty wyrazili zgodę na taką formę zawiadomienia, to trudno z tego powodu będzie zaskarżyć uchwały czy też kwestionować taki sposób zawiadamiania.
Co do terminu, orzecznictwo sądowe nie ma tu żadnych wątpliwości, że przepis o terminie zwołania należy interpretować w ten sposób, że chodzi o zwołanie i odbycie zebrania w pierwszym kwartale. Przepis ten ma cel dyscyplinujący – chodzi o to by zebrania odbyły się nie później niż do 31 marca. Przeciwna interpretacja mogłaby doprowadzić do absurdalnego wniosku, że jeśli zarząd/ca zwoła zebranie 31 marca danego roku ale data tego zebrania będzie na przykład w październiku czy listopadzie, to wszystko jest ok.
Przepisy należy interpretować nie tylko z uwzględnieniem ich literalnego brzmienia ale także celu ustawodawcy, zasad logiki i doświadczenia życiowego 🙂
Pozdrawiam

Odpowiedz

Malgorzata Wrzesień 13, 2018 o 16:00

Dziękuję i pozdrawiam

Odpowiedz

Daria Luty 18, 2019 o 11:03

Dzień dobry,
chciałbym otrzymać dokumenty dotyczące zebrania na maila. Administrator upiera się przy liście poleconym. W dniu kiedy dokumenty będą roznoszone z uwagi na pracę nie mogę być w domu a na pocztę nie uśmiech mi się chodzić. Czy jeżeli napiszę do administratora, że chce komplet dokumentów dostać na e-mailem i potwierdzę ich otrzymanie to problem zostanie rozwiązany?

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Dziękuję, że chcesz skomentować mój artykuł! Jednak jeśli szukasz pomocy w swojej sprawie to musisz wiedzieć, że moja odpowiedź ma charakter odpłatny. W tym celu skontaktuj się ze mną, korzystając z zakładki Kontakt.

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Piotrowscy Spółka Partnerska Adwokatów Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Piotrowscy Spółka Partnerska Adwokatów z siedzibą w Katowicach.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem sekretariat@kancelariapiotrowscy.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: