Jeśli jesteś zarządcą lub członkiem wspólnoty, doskonale wiesz, że pierwszy kwartał każdego roku to czas zebrań właścicieli. Dlatego pewnie Cię zainteresuje jak takie zebranie prawidłowo zwołać.
Zgodnie z ustawą o własności lokali o zebraniu właścicieli zawiadamia zarząd lub zarządca (któremu zarząd powierzono w akcie notarialnym). Zawiadomić trzeba każdego lokatora co najmniej na tydzień przed terminem zebrania. Zawiadomienie powinno być sporządzone na piśmie i trzeba w nim podać: dzień, godzinę i miejsce zebrania. W treści zawiadomienia powinien znaleźć się także porządek obrad zebrania, czyli wszystko to o czym zamierzacie w jego trakcie rozmawiać. Jeśli planowane są zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, w zawiadomieniu należy wskazać również treść tej zmiany.
Przypomnę Ci, że powyższe zasady mają zastosowanie w dużych wspólnotach mieszkaniowych, w których właściciele lokali nie zdecydowali się odmiennie określić zasad zarządu nieruchomością wspólną. To oznacza, że członkowie wspólnoty mogą zostać zawiadomieni o zebraniu także w inny sposób, o ile takie inne ustalenia zawarli w umowie lub w uchwale w tej sprawie. W rezultacie zawiadomienie może być ustne (na przykład za pisemnym potwierdzeniem), można je wywiesić na tablicy ogłoszeń, a także przekazać elektronicznie – mailem lub w innej formie. Ostatnio słyszałam o przypadku, gdzie zarząd przekazał członkom wspólnoty zawiadomienia wydając każdemu z nich pendrive, gdzie znajdowały się pliki z zawiadomieniem i porządkiem obrad.
A co się stanie jeśli zarząd (lub zarządca) zawiadomi członków wspólnoty o zebraniu niezgodnie z ustawą (lub ustaleniami powziętymi przez właścicieli)? Albo wcale nie zawiadomi niektórych właścicieli?
W takich przypadkach często się zdarza, że członek wspólnoty niezadowolony z treści uchwał powziętych na takim zebraniu zaskarża je (bądź niektóre z nich) do sądu. Mylisz się jednak, jeśli sądzisz, że uchybienia formalne przy zwoływaniu zebrania same w sobie stanowią bezwzględną podstawę uchylenia uchwały. Konieczne jest udowodnienie, że takie nieprawidłowości mogły wpłynąć na treść podjętej uchwały.
Jeśli zatem masz wątpliwości co do tego, jak zawiadomić członków wspólnoty o zebraniu, zrób dokładnie to, co wynika z umowy określającej zasady zarządzania nieruchomością wspólną (lub z uchwały członków wspólnoty). Jeśli takiej umowy lub uchwały nie ma, zrób dokładnie to, co napisałam powyżej. Natomiast jeśli zawiadomienia zostały już wysłane, do zebrania zostało mniej niż tydzień, a Ty chciałbyś coś jeszcze zmienić w porządku obrad, czytaj kolejne wpisy, bo opowiem Ci w nich co możesz, a czego nie możesz zrobić na zebraniu.
Dzień dobry!
{ 34 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }
Czy jeśli lokatorzy nie zostaną powiadomieni o treści uchwał, jakie mają być podejmowane na zebraniu, przez co nie mogą się przygotować do zebrania (np. przeczytać przepisów, poznać cen rynkowych, czy zapoznać się z dokumentami wspólnoty), to są to nieprawidłowości wpływające na treść podjętej uchwały i jest sens ją zaskarżyć?
Szanowna Pani,
Zgodnie z ustawą o własności lokali zawiadomienie o zebraniu powinno zawierać tylko porządek obrad, a treść uchwał wyłącznie, jeśli zamierzona jest zmiana we wzajemnych prawach i obowiązkach. Wówczas obowiązkowo należy podać treść proponowanych zmian. Ich brak może być uznany za podstawę zaskarżenia.
Proszę mnie jednak zwolnić z oceny, ponieważ podstawy do zaskarżenia mogę ocenić wyłącznie w odniesieniu do konkretnej uchwały z uwzględnieniem okoliczności sprawy.
Pozdrawiam
Witam
Pani administrator zrezygnowała z zarządzania naszą wspólnotą
Zarząd zwołał zebranie członków ok tygodnia przed upływem terminu wygaśnięcia umowy z ww Panią
Wywieszona została tylko info. na klatce schodowej o dacie i godzinie zebrania w związku z zaistniałą sytuacją.
Co się okazało na zebraniu niewielkie grono podjęło uchwały o przekazaniu obowiązków Pani administrator trzem osobą w zarządzie i następną uchwałą dano im podwyżki
Chodzono i zbierano na drugi dzień podpisy pod uchwałami (sama lista) , ja wstrzymałem się od głosu gdyź nie wiedziałem o co chodzi nie widziałem ogłoszenia
Czy w takiej sytuacji każdy z właścicieli lokali powinien być powiadomiony o ww zebraniu???
Z góry dziękuje za odpowiedz
Pozdrawiam
Błażej
Szanowny Panie,
Zgodnie z ustawą zawsze należy zawiadomić właścicieli o zebraniu na piśmie, co najmniej na tydzień przed jego terminem, podając dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. Zawiadomienie na tablicy ogłoszeń nie spełnia tego wymogu. Można od niego odstąpić, jednak tylko w notarialnej umowie o określeniu sposobu zarządzania nieruchomością wspólną.
Pozdrawiam
Witam, bardzo ciekawy blog i bardzo pożyteczny. Gratuluję. Często tu zaglądam. Mam pytanie: czy na zebraniu członków wspólnoty musi być obecny zarządca? Albo obecny, ale bez prawa głosu? Zabieranie przez niego głosu dezorganizuje przebieg zebrania oraz dezorientuje właścicieli, którzy nie znają swoich praw.
Szanowny Panie,
Organizacja zebrań to jeden z podstawowych obowiązków zarządcy (tak zwykle konstruuje się umowy o zarządzanie). Myślę, że jego nieobecność mogłaby zostać odebrana jako naruszenie obowiązków umownych, podobnie jak niezabieranie głosu. Jeśli to zarządca prowadzi sprawy wspólnoty, to jest on zwykle bardzo istotnym, jeśli nie jedynym źródłem szczegółowych informacji.
Jeśli nie jesteście Państwo zadowoleni z zarządcy, może warto rozważyć jego zmianę. Można też zaprosić na zebranie kogoś, kto będzie wyjaśniał właścicielom jakie mają prawa.
Pozdrawiam
Szanowna Pani!
Uważam, że obecność zarządcy na zebraniu, nawet przez niego zwołanym nie musi być obowiązkowa, a nawet niewskazana chociażby z tego względu, że może wywierać nacisk na właścicieli w celu przeforsowania swojego widzimisie. Uważam, że zebranie może poprosić go o opuszczenie sali obrad w każdym momencie i akceptować jego obecność wtedy, gdy większość zebranych tak sobie zażyczy. Zarządca, jak nazwa wskazuje ma zarządzać, czyli wykonywać uchwały i decyzje prawomocnego zebrania właścicieli. Podobnie jest z jego zabieraniem głosu – wtedy, gdy większość obecnych zechce go słuchać. Może także coś proponować, lecz nie ma prawa wywierać jakiegokolwiek nacisku na właścicieli nawet samą swoją obecnością.
Pełna zgoda. Niestety, bardzo częstą praktyką we wspólnotach jest powoływanie zarządu (z grona właścicieli lub osób trzecich) oraz zawieranie umowy o zarządzanie czy administrowanie. Wówczas, choć formalnie i prawnie wszelkie decyzje, reprezentacja wspólnoty oraz odpowiedzialność za te działania spoczywają na zarządzie, to w praktyce wszystkie czynności, w tym dokumenty finansowe, opracowuje zarządca. Takie sytuacje mogą generować konflikty interesów.
Pozdrawiam
Szanowna Pani,
Czy zawarty w Art. 30. 1. pkt. 3) termin zwołania zebrania ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku dotyczy:
a) daty pisma z zawiadomieniem 31-03-2016,
a) terminu wysłania zawiadomienia (polecony) 6-04-2016,
b) terminu doręczenia zawiadomienia 14-04-2016,
c) terminu faktycznej daty zebrania 22-04-2016?
Ogólnie, czy dopuszczalna jest sytuacja, w której zawiadomienie doręczone nawet przed 31-03 informuje o terminie zebrania we wrześniu.
Pozdrawiam
Szanowny Panie,
Jakkolwiek przepis istotnie mówi o zwołaniu, to należy ten zwrot interpretować nie jako samą czynność zwołania (czyli zawiadomienia właścicieli), ale jako zwołanie i odbycie zebrania. Tak interpretują ten zapis sądy i komentatorzy ustawy, m.in. by uniknąć sytuacji, o której Pan pisze (zawiadomienie wysłane 31 marca o zebraniu w dniu 31 grudnia czy we wrześniu).
Pozdrawiam
Szanowna Pani,
Nasz zarzadca został w VI 2016 tymczasowo wyznaczony przez dewelopera do czasu wyłonienia zarządu. Moje pytanie o 1 zebranie, ktore – zgodnie z tym, co Pani napisala – powinno sie odbyc do 31 marca 2017, zbyl zapewnieniem, ze wystarczy samo ogloszenie. Jest praktycznie maj, nie bylo ani ogloszenia, ani zebrania celem ustanowienia zarzadu. Moje pytania:
– Dlaczego tego nie zrobil w terminie? (Tu sie moge domyslac)
– Czy z tego tytulu mozna wobec niego wyciagnac jakies konsekwencje, skoro to zawod licencjonowany?
– Czy wlasciciele mieszkan powinni zorganizowac spotkanie samodzielnie?
– Jesli w osiedlu wiekszosc mieszkan nalezy jeszcze do dewelopera, czy jest sens walczyc z tymczasowym administratorem/zarzadca, skoro zostal powolany przez dewelopera, a wiec prawdopodobnie „znaja sie”.
– Jak w takiej sytuacji wymusic na takim zarzadcy naprawe szeregu usterek (popsute bramy, nawadnianie zieleni, zamki, domofony), skoro ciagnie sie to cale miesiące… a terminu spotkania i wylonienia zarzadu brak.
Pozdrawiam,
Marcin
Szanowny Panie,
Istnieje sposób by wybrnąć z tego problemu, jednak w tej sprawie proszę o kontakt z Kancelarią.
Pozdrawiam
Szanowna Pani,
Nasza wspólnota została powołana w grudniu 2016r przez developera, który miał nasze pełnomocnictwa, na podstawie których podjął różne uchwały, również tą dotyczącą planu gospodarczego. Czy prawdą jest, że nie ma już obowiązku zwoływania zebrania w IQ 2017r?
Będę bardzo wdzięczny za pomoc.
Pozdrawiam
Szanowny Panie
Zebrania w pierwszym kwartale roku mają charakter sprawozdawczy czyli podsumowujący poprzedni rok. Przyznam jednak szczerze, że bez względu na datę powstania wspólnoty zwykle zarządcy zwołują zebranie nadzwyczajne krótko po powstaniu wspólnoty, a później obowiązkowe zebranie roczne. Fakt odbycia zebrania w grudniu nie zwalnia zarządcy z obowiązku zwołania zebrania do końca marca kolejnego roku.
Szanowna Pani,
nasza wspólnota została powołana podobnie jak w przypadku pana Daniela w grudniu 2017 r, i w tymże miesiącu (po podpisaniu pierwszych kilku aktów) odbyło się pierwsze zebranie wspólnoty. Na tym zebraniu deweloper przegłosował i podpisał umowę z zaprzyjaźnionym (spokrewnionym) zarządcą na okres do 31 grudnia 2022 roku! Jednocześnie zarezerwował sobie automatyczne przedłużanie na dalsze 12 miesięcy o ile na trzy miesiące przed upływem jego terminu obowiązywania nie podejmiemy jako wspólnota uchwały o nie przedłużaniu.
Mało tego. Dodali punkt w którym pierwsze sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej zostanie sporządzone do końca pierwszego kwartału po upływie roku obrachunkowego tj. I kwartału 2019 roku.
Czy to wszystko przyjęte na pierwszym zebraniu wspólnoty, kiedy większość lokali nie była jeszcze wyodrębniona (nie były podpisane akty notarialne) jest prawomocna i musimy się do niej zastosować.
Czy deweloper nie powinien jednak zwołać w pierwszym kwartale tego roku (tj 2018) zebrania wspólnoty? No i czy możemy go odwołać nie zważając na zapisy tej umowy?
Szanowny Panie,
Po pierwsze – niestety – takie uchwały są wiążące i bardzo często deweloperzy tak postępują. Można próbować zwalczać takie uchwały w sądzie, jednak nie jest to proste zadanie.
Po drugie – co do zasady powinno się odbyć zebranie za grudzień do końca pierwszego kwartału 2018 r. Jeśli nie zostanie zwołane, można zwołać je samodzielnie (proszę zerknąć do wpisu „Zrób to sam”) i spróbować podjąć uchwałę w sprawie zmiany zarządcy.
Pozdrawiam
A co w przypadku gdy zarząd nie zrobi zebrania do końca marca? Drugi rok z rzędu! Członkami zarządu jest dwóch mieszkańców naszego bloku, blok liczy 8 mieszkań, ciężko doprosić się tu o zebranie.. Co mogę zrobić w takiej sytuacji?! Nikt nie wie co się dzieje w bloku.. Jakieś mamy fundusze jakie plany, wydatki itp. W tym roku bylas podwyżka cen wody (jak co roku zresztą) a jeden z członków twierdzi ze nie było i płacimy dalej tyle samo.. Śmiech…
Szanowny Panie
Na ten temat pisałam tutaj: https://wspolnotymaleiduze.pl/zrob-to-sam/
W braku zwołania zebrania przez zarząd może to zrobić każdy z właścicieli.
Pozdrawiam
Dziękuję, tego właśnie szukałem, a co w przypadku gdy nikt z zarządu nie stawi się na zebraniu? Czy wystarczy ze powieszę ogłoszenie o zebraniu na tablicy ogłoszeń? Wszyscy właściciele mieszkają w bloku. Czy muszę się podpisać pod takim ogłoszeniem?
Szanowny Panie
Tak jak napisałam w artykule – zawiadomienie musi być na piśmie, doręczone każdemu właścicielowi i zawierać oznaczone elementy – data, godzina, miejsce i porządek obrad, a także treść uchwał, jeśli miałoby dojść do zmiany praw i obowiązków właścicieli.
Ogłoszenie na tablicy jest wystarczające tylko jeśli wspólnota tak ustaliła w uchwale lub umowie o sposobie sprawowania zarządu.
Pozdrawiam
A co w przypadku gdy na zwołane przeze mnie zebranie nie stawią się członkowie zarządu?
Jeśli członkowie zarządu są jednocześnie członkami wspólnoty, to ich nieobecność wpływa jedynie na możliwość podjęcia uchwał na zebraniu bądź konieczność kontynuowania zbierania głosów po zebraniu. Udział członków zarządu nie jest obowiązkowy.
Pozdrawiam
Witam,
A co w przypadku gdy zarząd zrobił zebranie wspólnoty na którym nie zostało przyjęte zeznanie finansowe za poprzedni rok, obecnie zarząd nie wyznaczył nowego terminu zebrania i nie bardzo się do tego garnie, czy można prawnie zmusić ich do tego?
Jeśli zarząd nie zwołuje zebrania, można zrobić to za niego.
Proszę zerknąć tutaj:
https://wspolnotymaleiduze.pl/zrob-to-sam/
Dzień dobry,
nasza wspólnota składa się z 12 lokali i 11 właścicieli. Mamy trzy osobowy zarząd wybrany z lokatorów.
Moje pierwsze pytanie, czy diety członków zarządu są zwolnione z podatku i czy wystarczy aby członkowie zarządu przy corocznym rozliczeniu podatku przedstawili je w Urzędzie Skarbowym na PIT-R?
Pytanie drugie,
rozliczenie wspólnoty z podatku CIT trzeba przedstawić w urzędzie do końca stycznia. Wraz z CIT-em urząd oczekuje od nas bilansu(rachunku wyników) który musi być zatwierdzony na zebraniu ogólnym. Zmusza nas to do przeprowadzenia zebrania w pierwszym miesiącu każdego nowego roku. Chciałbym się dowiedzieć gdzie i przez kogo dochodzi do złej interpretacji przepisów, gdyż według tego co Pani pisze oraz posiadanej wiedzy na zwołanie zebrania mamy cały pierwszy kwartał roku.
Z góry dziękuje za odpowiedz i pozdrawiam.
Czy zawiadomienie ( wydrukowane na papierze wspólnoty ) o walnym zebraniu członków wspólnoty musi być podpisane przez zarząd ?
Zgodnie z ustawą o własności lokali zawiadomienie powinno zostać dokonane na piśmie. Zgodnie z Kodeksem cywilnym forma pisemna jest zachowana, gdy dokument zawiera podpis. Stąd moim zdaniem taki podpis powinien znaleźć się na zawiadomieniu.
Z drugiej strony brak podpisu nie skutkuje nieważnością zawiadomienia, jego bezskutecznością czy też nie może być podstawą do uchylenia uchwały.
Pozdrawiam
Witam.
Proszę o wyjaśnienie zapisu uwl art. 32.1 „… przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania”.
Jak dokładnie liczyć zgodnie z kpa jeżeli w piątek od godz. 15 zostaje doręczane sukcesywnie poszczególnym właścicielom lokali to zebranie powinno odbyć się w sobotę bez względu na godzinę czy może być zwołane w następny piątek np o godz. 17?
Czy jest to zgodne z ustawą?
Pozdrawiam
Artur Ch.
Proszę mi powiedzieć, czy zarząd, aby podjąć decyzję, musi się spotkać na zebraniu? Czy wystarczy też zebranie większości podpisów członków zarządu pod daną czynnośćcią ? U nas zarząd nie spotkał się nigdy, a wykonane zostało oświadczenie woli na podpisaniu umowy z administratorem. Przy zbieraniu podpisów może dochodzić do manipulacji, aby zdobyć większość głosów członków zarządu. Na zebraniu natomiast jest możliwość posługiwania się argumentami i wykazania kłamstw.
Proszę o wyjaśnienie, czy wraz z zawiadomieniem o zebraniu wspólnoty obowiązkowe jest dołączenie propozycji planu gospodarczego na dany rok ???
Wspólnota 4 mieszkaniowa. Zarząd sprawują Właściciele 3 mieszkań, nie zawiadamiają 1 właściciela mieszkania o niczym. Twierdząc że zawiadamiają a żadnych informacji nie przekazują, nawet informacji o wysokości funduszu remontowego. Co magę zrobić w tej sytuacji, zarząd zadłuźa moje mieszkanie i o niczym mnie nie informuje
Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest bieżąca kontrola dokumentów wspólnoty, do czego każdy właściciel ma prawo.
Niestety, jeśli zadłużenie powstanie to trzeba będzie je spłacić, przy czym brak zawiadomienia o stawkach wpłynie na ewentualny termin naliczania odsetek.
Bardzo proszę o odpowiedź, czy jest przepis określający w jakim czasie należy zebrać podpisy pod uchwałą. W lipcu 2020 r zarząd przygotował projekt uchwały (kontrowersyjny, bo dotyczący dofinansowania skrzynek gazowych dla dwóch lokatorów) do głosowania w trybie indywidualnym. Początkowo nie było większości i sprawa umarła śmiercią naturalną, aczkolwiek protokołu z głosowania nie było. Ukazał się teraz, kilka miesięcy po propozycji uchwały. Czy to zgodne z prawem? Tak jakby zbieranie głosów trwało ponad pół roku. Będę wdzięczna za odpowiedź, jakie kroki pojąć, na jaki przepis się powołać.
Szanowna Pani,
Niestety przepisy nie regulują tej kwestii. Może to zrobić sam zarząd określając końcowy termin, do którego zbiera głosy, co jest sensowne i celowe, bo zapobiega opisanej przez Pani sytuacji przeciągania głosowania w nieskończoność. Jeśli jednak terminu nie określono wówczas właściciele mogą zająć stanowisko kiedy chcą, a jeśli za uchwałą opowie się ponad 50% właścicieli, zostanie ona podjęta.
Pozdrawiam